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Daten-Mehrwert statt Daten-Frust: Reporting in der Hotellerie und Gastronomie

Artur König
Artur König
Lesezeit: 4 min.

Daten werden oft als Öl des 21. Jahrhunderts bezeichnet. Im Gegensatz zu ÖL, dass nur schwer zugänglich ist, können aber besonders in der Gastronomie und Hotellerie Daten ohne große Anstrengungen gewinnbringend gefördert werden.

Aus Sicht der Digitalisierung und der Nutzung von Daten ist die Branche der Hotellerie und Gastronomie ein sehr interessanter Fall. Laut dem Digitalisierungs-Index der Deutschen Telekom liegt die Branche im Mittelfeld und ist damit weder als Vorreiter noch als Verweigerer im Bereich der Digitalisierung zu betrachten: Digitalisierungsindex im Gastgewerbe.

Die Vernetzung ist in der Hotellerie stark ausgeprägt - man braucht nur daran zu denken, wie selbstverständlich es heute ist, Hotelbuchungen über diverse Portale vorzunehmen. Auch in der Gastronomie werden immer häufiger digitale Endgeräte zur Erfassung und Abrechnung genutzt. Diese kundenbezogenen Prozesse sind aber nur eine Perspektive. Im Hintergrund, wo die Daten gespeichert werden, sieht es oft anders aus: viele, der in den digitalen Prozessen anfallenden Daten, werden nach dem Durchlauf der Prozesse nicht weiter beachtet und laden damit direkt auf dem „Datenfriedhof“.

Wer schon einmal im Kassensystem nach einzelnen Vorgängen suchen musste oder seine Tages- und Monatsberichte regelmäßig aus verschiedenen Datenquellen erstellen muss, kann nachvollziehen, dass die Suche und Aufbereitung von Daten sehr mühsam und zeitraubend sein können. Deshalb werden das Reporting und die Datenanalyse oft auf das notwendigste beschränkt.

Das Verhältnis der Branche zu Daten ist ohnehin eher schwierig, denn selbst die weniger digitalen Betriebe unterliegen den strengen Aufzeichnungspflichten der Finanzverwaltung.  Alle Transaktionen müssen nach der Finanzverwaltung einzeln, nachvollziehbar, vollständig, richtig, unveränderlich und ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Die Anforderungen, die damit an die Kassen und IT-Systeme gestellt werden, könnten viele weitere Beiträge füllen, sollen aber jetzt nicht Thema sein. Belassen wir bei der Feststellung, dass die Regularien zu einer gewissen „Datenphobie“ in der Branche geführt haben.

Die Analyse von Daten wird dann schnell mit der Betriebsprüfung und Nachzahlungen in Verbindung gebracht, sodass die Datenhaltung fast schon als Zumutung oder mindestens als lästig wahrgenommen wird. Kein Wunder also, dass der Ansatz „so wenig wie möglich“ sich zu digitalisieren, recht beliebt ist. Verspricht diese Denkweise doch, keine Probleme mit den Aufbewahrungspflichten zu bekommen und dem Verwaltungsaufwand zu entkommen.

Sie alle sitzen bereits auf einer Datenquelle

Aufgrund der Bedeutung von Daten (bspw. im Beitrag "Was die Hotellerie von Netflix lernen kann") wäre ein Umdenken in der Branche aber wünschenswert, sodass Daten nicht länger als Bürokratie oder Problem gesehen werden. Inzwischen oft verwendete Assoziationen wie „Daten sind das neue Gold“ oder „Daten sind das neue Öl“ haben vermutlich viele von Ihnen schon gehört. Große Gemeinsamkeit ist, dass wie auch Öl und Gold, Daten erst ihren Wert in der Nutzung entfalten. Im Gegensatz zu den genannten natürlichen Ressourcen liegen Daten aber bereits ohne große Mühen in Ihrem Unternehmen herum. Gerade weil jedes Unternehmen förmlich auf einem Datenschatz sitzt ist es unverständlich, dass sie nicht genutzt werden. Auch Gold würden Sie doch sicherlich in eine Nutzung überführen?

Natürlich gibt es da in der Praxis Hürden: nicht verbundene Systeme, unstimmige Datenformate, Ladezeiten und langwierige Datenaufbereitung bis etwas „Lesbares herauskommt“. Das sind aber lösbare Themen, wie mein Artikel zur agilen BI aufzeigt: Schrittweiser Einstieg in die datengetriebene Organisation.

Mit Scopevisio Daten sinnvoll nutzen

Bei Scopevisio verfolgen wir daher konsequent den Ansatz, vorhandene Potentiale und Daten umfassend zu nutzen: die Umsatzdaten werden nicht nur für den üblichen Tagesbericht verwendet, sondern gleichzeitig auch für Statistiken über Produkte, Preisentwicklung oder die Performance der einzelnen Tische und Uhrzeiten in der Gastronomie. So kann das eigene Reporting nochmals deutlich aufgewertet werden und mehr Entscheidungen ermöglichen. Die Informationen sind alle schon vorhanden – sie müssen nur angemessen dargestellt werden!

Eine Demo, in der das Tages- und Monatsreporting um weitere, analytische Berichte angereichert wurden, finden Sie hier: Modernes Reporting in der Hotellerie.

Daten sollten nicht in der Kasse oder in PDFs eingesperrt sein! Denn nur wenn Daten daraus „befreit“ und „entfesselt“ werden, ist ein modernes Reporting möglich!

Scopevisio stellt als integrierte Unternehmenssoftware nicht nur selbst viele Datenquellen bereit, sondern unterstützt Sie auch schrittweise, wenn Sie mit agilen BI-Werkzeugen den Weg in Richtung einer datengetriebenen Organisation starten. Neben persönlicher und projektbegleitender Beratung bieten wir Ihnen hierzu in unserer Scopeunity auch unterschiedliche Kurspakete an, mit denen Sie schnell zu ersten Erfolgen kommen – denn jede Reise beginnt mit einem Schritt!

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