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Kostenfreie Gäste­registrierung: Digital, sicher & nachhaltig mit Scopevisio

Sabine Jung-Elsen
Sabine Jung-Elsen
Lesezeit: 5 min.

Zettel einsammeln, Stifte desinfizieren und Unterlagen archivieren: Die Pflicht zur Gästeregistrierung verlangt einiges ab. Dabei kann die Kontaktdatenerfassung ganz einfach digital erfolgen – papierlos und bequem per QR-Code mit dem Smartphone. Scopevisio hat dafür eine kostenfreie App entwickelt.

Die kostenfreie "CovRegApp" von Scopevisio: Digitale Gästeregistrierung leicht gemacht!

Ob Gastronom, Friseur, Verein oder Fitnessstudio. Sie alle eint die Pflicht zur Kontaktdatenerfassung. Mit der "CovRegApp" von Scopevisio können Sie Ihre Gästedaten kontaktlos und digital erfassen!



Warum wir die CovRegApp kostenfrei anbieten und welche Mehrwerte sie bietet, zeigen wir im Folgenden anhand der Gastronomie auf.

Corona Schutzverordnungen der Länder

Um die Corona-Pandemie einzudämmen, haben die Bundesländer Verordnungen für das Verhalten im öffentlichen Raum erlassen. Ein Ziel ist unter anderem die Rückverfolgbarkeit von Kontakten im Falle einer Infektion. In den meisten Bundesländern müssen Betriebe deshalb die Kontaktdaten und Aufenthaltszeiten von Gästen erfassen und für drei Wochen (Bremen), vier Wochen (z.B. NRW), bzw. einen Monat (z.B. Bayern) aufbewahren.

In der Regel werden in der Gastronomie dann die folgenden Daten erhoben:

  • Besucher je Tisch mit Vorname und Name sowie Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse (z.T. nur eine Person je Hausstand erforderlich)
  • Unterschriebene Einverständniserklärung zur Erhebung personenbezogener Daten gemäß DSGVO
  • Datum, Uhrzeit Ankunft/Ende
  • Tischnummer

Das zuständige Gesundheitsamt kann Auskunft über diese Daten verlangen, sofern dies aufgrund des Infektionsschutzgesetzes notwendig ist. Vier Wochen bzw. einen Monat nach Erhebung müssen alle Daten vollständig gelöscht werden.

Worauf muss ein Gastronom achten?

  • Der Gastronom erstellt einen Sitzplan, aus dem hervorgeht, wer wo gesessen hat. Dieser muss vier Wochen beibehalten werden.
  • Die personenbezogenen Daten müssen nach den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften verarbeitet und vor dem Zugriff von Unbefugten gesichert werden. Die Datenverarbeitung stützt sich auf 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c, Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung in Verbindung mit der Verordnung des jeweiligen Bundeslandes. Fortlaufende Sammellisten auf den Tischen sind deshalb nicht erlaubt. Nach jedem Wechsel einer Gästegruppe am Tisch muss ein neuer Blanko-Zettel bereitgelegt werden.
  • Eine Verarbeitung der Daten zu anderen Zwecken (z.B. Newsletter/Werbung) ist nicht zulässig.
  • Gästen, die eine digitale Datenerfassung ablehnen, muss eine papiergebundene Erfassung angeboten werden (NRW).

 

Besucherregistrierung digital: Entlastung im Tagesgeschäft

Was bedeutet die Kontaktdatenerfassung für den Arbeitsalltag in Cafés, Restaurants, Friseur- oder Fitnessstudios? Nun, auf jeden Fall bedeutet sie einiges an Zusatzaufwand – und der mündet nicht selten in einer chaotischen Zettelwirtschaft. Die pragmatische und schnelle Lösung: eine digitale App für die Gästeregistrierung, wie Scopevisio sie entwickelt hat. Diese spart nicht nur Papier ein, sondern vereinfacht und beschleunigt den Arbeitsablauf, so dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder ganz auf den Gast konzentrieren können.

Vergleich Zwischen Papier Und Covregapp

Wie sicher sind Apps zur Besucherregistrierung?

Gästeregistrierungs-Apps sind in letzter Zeit in die Schlagzeilen geraten. Gästedaten lagen ungeschützt in der Cloud und konnten mit geringem technischen Know-How gehackt werden. Damit es gar nicht erst soweit kommt, sollten Sie sich von der Seriosität Ihres Anbieters überzeugen. Dieser sollte folgende Fragen beantworten können:

  • Wo werden die Daten gespeichert?
  • Werden die Daten vollständig automatisiert gelöscht?
  • Erfolgt die Verarbeitung datenschutzkonform?
  • Erfolgt die Datenübertragung verschlüsselt?
  • Werden die Daten verschlüsselt gespeichert?

Anbieter, die diese Fragen transparent und kompetent beantworten können, können Sie in die engere Wahl ziehen. Lassen Sie sich auch Referenzen zeigen und fragen Sie gegebenenfalls bei den genannten Kunden nach, welche Erfahrungen sie gemacht haben.

Gaesteregistrierungs App

Wie funktioniert die digitale Gästeregistrierung von Scopevisio?

Die "CovRegApp" von Scopevisio ist eine Webanwendung, für die der Nutzer nur ein Smartphone benötigt. Eine App muss dafür nicht extra heruntergeladen werden. Vielmehr scannt der Gast einen QR-Code ein und füllt das zugehörige Formular aus. Hat der Gast keinen QR-Code-Scanner, kann dies auch auf Wunsch von einem Mitarbeiter übernommen werden. Der Eintrag wird automatisch mit einem Zeitstempel versehen. Die Daten fließen in eine cloudbasierte Anwendung ein, in der diese datenschutzkonform und hochsicher im deutschen Rechenzentrum gespeichert werden. Bei Bedarf können Sie dem Gesundheitsamt die Daten zur Verfügung stellen. Die datenschutzkonforme Löschung der Daten erfolgt automatisiert.

Wie die digitale Gästeregistrierung dann in der Praxis aussieht, sehen Sie hier:

Wie sieht ein optimaler Registrierungsvorgang in der Gastronomie aus?

Die Ordnungsbehörden können die Angabe von falschen Gästedaten sanktionieren. Damit Sie nicht das Mindestbußgeld von 50 Euro zahlen müssen, empfehlen wir Ihren Servicekräften folgenden Ablauf:

  1. Prüfen Sie zunächst, ob sich die Gäste am richtigen Tisch einchecken
  2. Anschließend prüfen Sie die Anzahl der registrierten Gäste
  3. Empfehlenswert ist, die angegebenen Daten dann auch kurz auf Plausibilität zu prüfen (gern genutzte Namen wie Micky Maus oder Superman gehören hier nicht hin)
  4. Nachdem der Gast bezahlt hat, sollte der Tisch ausgecheckt werden

 

Die Vorteile der App werden auf dem Silbertablett serviert:

  • Sie sparen Papier, Zeit und Verwaltungsaufwand.
  • Der Registrierungsprozess ist sowohl für Gäste als auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hygienisch, da kontaktlos.
  • Die Gästedaten werden sicher und DSGVO-konform verarbeitet, gesichert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.
  • Die Einbindung von individuellen Inhalten ist möglich.
  • Die App ist in unterschiedlichen Bundesländern nutzbar und orientiert sich an den jeweiligen Regelungen.
  • Der Kunde kann in der App seine persönlichen Besucherdaten speichern. So wird das Formular beim nächsten Mal automatisch ausgefüllt.

 

Warum ist die CovRegApp kostenfrei?

Scopevisio bietet die digitale Gästeregistrierung vollständig kostenfrei an. Damit möchten wir als Hersteller von Cloud-Unternehmenssoftware allen von der Pandemie betroffenen Branchen eine Hilfeleistung in dieser schwierigen Zeit geben. Wir freuen uns, wenn wir Sie dadurch mit unserem technologischen Know-how unterstützen können.

Covregapp

Digitale Gästeregistrierung
Hier geht´s direkt zur CovRegApp. Der kostenfreien digitalen Gästeregistrierung von Scopevisio.

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