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XRechnung: Das Format für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Sabine Jung-Elsen
Sabine Jung-Elsen
Lesezeit: 5 min.

Der 27. November 2020 ist ein wichtiger Stichtag für alle Unternehmen, die für öffentliche Auftraggeber arbeiten. Ab diesem Datum akzeptieren die Bundesbehörden keine PDF-Rechnungen mehr. Stattdessen müssen Unternehmen ein strukturiertes elektronisches Format nutzen. Der Standard dafür heißt XRechnung.

Einheitliche Standards

Papierbasierte Abläufe werden nicht nur in der Wirtschaft, sondern auch in der öffentlichen Verwaltung durch digitale Prozesse abgelöst – Stichwort E-Government. Ein wichtiger Baustein ist dabei die elektronische Rechnung im Standard XRechnung, der bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) veröffentlicht ist. Es handelt sich hierbei um ein XML-basiertes semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen. Hintergrund ist eine Digitaloffensive der Europäischen Union, die alle Mitgliedsstaaten auf Basis der Richtlinie 2014/55/EU dazu verpflichtet hatte, den Empfang von elektronischen Rechnungsdaten durch die öffentliche Verwaltung sicherzustellen. Die XRechnung kann man auch als deutsche Ausprägung des europäischen Datenmodells für elektronische Rechnungen verstehen.

 

Semantisches Datenmodel? Was ist das eigentlich? Ein kurzer Exkurs.

Unter Semantik ist im Allgemeinen die Bedeutung von Zeichen (zumeist Wörter & Sätze) zu verstehen. Ein semantisches Datenmodell ist eine computergestützte Methodik, um Daten zu Strukturieren und diese in logischem Zusammenhang abzubilden.

Durch maschinelle Lernverfahren gewinnt die Semantik in der digitalen Welt an Bedeutung. Vereinzelnd wird daher auch schon von dem „Semantic Web“ oder „Web 3.0“ gesprochen. Das Semantic Web ist als Weiterentwicklung des aktuell vorherrschenden „Web of Documents“ zu verstehen und kann auch als „Web of Data“ bezeichnet werden.

Hierdurch wird es möglich, im Internet existierende Daten besser miteinander zu vernetzen und in Beziehung zu bringen. Unternehmen wie Google befähigt dies dann, Inhalte im Internet noch besser in Beziehung zueinander zu setzen und damit passendere Suchergebnisse zu liefern.

 

Sind Sie von der XRechnung betroffen?

Schreiben Sie Rechnungen an Bundesbehörden, Kommunen, Gerichte, Krankenhäuser oder andere öffentliche Einrichtungen, ist das Thema XRechnung für Sie relevant. Bereits seit April 2020 sind alle öffentlichen Einrichtungen auf Landes- und Bundesebene in der Lage, das Format XRechnung zu empfangen. Ab Ende November sind Lieferanten verpflichtet, E-Rechnungen ab einem Auftragswert von 1.000 netto Euro bei Bundesbehörden als XRechnung einzureichen, auf Landesebene gibt es unterschiedliche Regelungen. Welche Regelungen wo gelten, zeigt eine Karte des Verbandes E-Rechnung.

Was bedeutet die XRechnung für Sie als Scopevisio-Nutzer?

Bei Scopevisio arbeiten wir derzeit  daran, den Standard XRechnung zu implementieren, damit unsere Anwenderinnen und Anwender gesetzeskonform, einfach und zügig abrechnen können. Bis Ende Oktober werden Sie per Klick Rechnungen als XRechnung.xml generieren können. Die xml-Datei können Sie anschließend zum Upload in die Portale der Bundesbehörden und bundesnahen Unternehmen verwenden.

Rechnungen Schreiben Xrechnung

PDF-Rechnung, E-Rechnung, ZUGFeRD, XRechnung: Wo ist da der Unterschied?

PDF-Rechnung

Eine Rechnung, die Sie als PDF (oder auch als jpg oder tif) erzeugen, liegt zwar in einem digitalen Format vor, es handelt sich jedoch um ein Bild, das keine automatische elektronische Verarbeitung zum Beispiel in einer Buchhaltungssoftware ermöglicht. Für die Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsdaten entweder manuell eingegeben oder per Texterkennung (OCR) ausgelesen werden.

E-Rechnung

Eine E-Rechnung dagegen bildet die Rechnung in einem strukturierten Datensatz (z.B. XML, CSV, Edifact) ab. Dieser ist maschinell verarbeitungsfähig und nicht dafür geschaffen, von Menschen gelesen zu werden. Allerdings können Visualisierungsprogramme den Datensatz für den Menschen lesbar darstellen.

Standards für die E-Rechnung

Für die elektronische Rechnungsstellung kann man verschiedene Standards nutzen. Derartige Standards sind zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung. Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.1.1 basiert ebenso wie die XRechnung auf der europäischen Norm EN 16931.

ZUGFeRD

Die Spezifikation ZUGFeRD (Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelt. War der Standard zu Beginn vor allem auf die Bedürfnisse der Wirtschaft ausgerichtet, nimmt die aktuelle Version (ZUGFeRD 2.1.1 Profil XRechnung) jetzt auch die spezifischen Anforderungen der Verwaltung auf und kann somit auch im Rechnungsaustausch mit Behörden genutzt werden. ZUGFeRD bettet maschinenlesbares XML in menschenlesbare PDF-Dateien ein. Es handelt sich also um ein sogenanntes hybrides Datenformat, da es sowohl strukturierte Daten als auch ein Sichtformat beinhaltet.

XRechnung

Während ZUGFeRD im B2B-Bereich relevant bleiben könnte, müssen Zulieferer öffentlicher Bundesbehörden auf jeden Fall auf XRechnung umstellen. XRechnung wird auch einem Großteil der Länder und Kommunen verwendet.

Was ist der Hintergrund?

Nach jahrelangen Abstimmungen hat man sich in Europa auf eine Norm - die EU-Richtlinie EN-16931 - als gemeinsamen Standard für E-Rechnungen geeinigt. Dies soll die Interoperabilität der Systeme sichern. Veröffentlicht wurde der Standard vom Normungsinstitut CEN, das als europäisches Pendant zum deutschen DIN gilt. Die Richtlinie gibt die Verwendung von XML als Datenformat vor. Das standardisierte semantische Datenmodell beschreibt die Informationselemente einer Rechnung und deren gegenseitige Beziehung.

Ergänzt wird dieser Standard nun um spezifische, nationale Geschäftsregeln. Man spricht auch von einer Core Invoice Usage Specification (CIUS). Diese ist je nach Land unterschiedlich. XRechnung kann man also nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 verstehen. Der Standard XRechnung wurde in der 23. Sitzung des IT-Planungsrates für Bund und Länder im Jahr 2017 festgelegt. Der Standard wird von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben.

Übermittlung von Rechnungen im XRechnung-Standard

Der Bund hat mit dem ZRE eine eigene zentrale Rechnungsplattform geschaffen. Hierüber werden Rechnungen an die Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung (z.B. Bundesministerien) übermittelt. Daneben existiert das Portal OZG RE der Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung (z.B. Bundesagentur für Arbeit) und kooperierender Länder. Die Bundesdruckerei bietet mit VPX ebenfalls ein Rechnungsportal. Zusätzlich wird es voraussichtlich eigene Lösungen auf Länderebene geben.

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