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Schrittweiser Einstieg in die datengetriebene Organisation durch agile BI-Lösungen

Artur König
Artur König
Lesezeit: 4 min.

Wenn über Digitalisierung gesprochen wird, sind Themen wie „künstliche Intelligenz“, „Machine Learning“, „Big Data“ und „Data Science“ sehr präsent. Jenseits von Konferenzen, Vorträgen und Strategiepapieren sieht der betriebliche Alltag vieler Unternehmen aber (noch) ganz anders aus. Nicht selten ist dieser dadurch geprägt, dass Daten manuell in Excel „gerade gezogen werden“, in verschiedenen Systemen nach Informationen gesucht wird und Routine-Auswertungen manuell erstellt werden, weil es „schon immer so gemacht wurde und wichtig ist“. Sogar der Rückgriff auf Papierunterlagen ist noch bei weitem nicht so selten, wie er in Zeiten von Cloud und Homeoffice sein könnte.

Dieser wahrgenommene Unterschied zwischen dem „digitalen Zeitalter“ und der Alltagsrealität kann zu einem ernsthaften Problem für die Akzeptanz datengetriebener Ansätze in der Digitalisierung werden – und damit auch für deren Umsetzung, die gerade angesichts der aktuellen Ereignisse dringender denn je ist.

Gewohnheit und Barrieren in der Unternehmenskultur sind dabei ein Thema, warum die Umstellung auf eine datengetriebene Entscheidungskultur oft noch nicht so weit ist, wie sie sein könnte. Zum anderen gibt es aber auch handfeste technologische Gründe: So sind Anwendungen zur Aufbereitung, Analyse und Visualisierung von Daten eine zwingende Voraussetzung, um datenbasierte Entscheidungen in Unternehmen zu treffen. Allzu oft werden Projekte zur Einführung von solchen Softwarelösungen jedoch als zu groß und zu komplex betrachtet. Das wirkt gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) schnell abschreckend. Besonders auch, weil schnelle Erfolge am Anfang des Projektes ausbleiben. Und selbst wenn solche Lösungen einmal eingeführt wurden, sind sie zunächst relativ aufwändig in Betrieb und Wartung und können deshalb nicht mit der heute notwendigen Veränderungsgeschwindigkeit mithalten.

Da der Bedarf, Informationen aus Daten zu gewinnen aber dennoch fast überall vorhanden ist, behelfen sich kleinere Organisationen sehr oft mit selbsterstellten Konstrukten. Excel und Access sind dabei in der Regel das Mittel der Wahl, da solche Lösungen sehr schnell angepasst werden und somit auf notwendige Veränderungen reagieren können. Nicht selten ist die Anpassung solcher Hilfemittel aber abhängig von Einzelpersonen, die diese neben ihrer Haupttätigkeit machen müssen, wodurch es an Transparenz fehlt. Dennoch haben sich solche Lösungen über die Jahre hinweg durchgesetzt, da sie vorhandene Probleme effizient lösen. Dies trifft im übrigen nicht nur auf kleine Unternehmen zu, denn auch Abteilungen von großen Unternehmen wenden diese Art der „Schatten-IT“ gerne an, da die großen Data Warehouse Lösungen als zu träge und unflexibel empfunden werden. Somit entsteht, nicht nur in der Theorie, sondern auch im praktischen Alltag eine Lücke zwischen „großen“ schwerfälligen und „kleinen“ improvisierten Systemen.

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Diese Lücke kann jedoch durch agile Business Intelligence (BI) Werkzeuge geschlossen werden, welche die Stärken aus beiden Welten vereinen. Ein führender Vertreter dieser Art ist das Programm Microsoft Power BI, welches ursprünglich aus Excel-Erweiterungen entstanden ist und bereits seit 2013 auf dem Markt ist. Bei agiler BI-Software wird die Zugänglichkeit von Individuallösungen wie Excel mit einem höheren Grad an Stabilität und Professionalisierung vereint. Das bedeutet, dass es damit möglich ist, genauso wie in Excel schnell individuelle Auswertungen und Listen zu erstellen. Gleichzeitig sind viele Funktionen, die in Excel noch über Formel-Konstrukte und die mitgelieferte Programmiersprache VBA selbstständig entwickelt werden mussten, in agilen BI-Lösungen als Standardfunktionen vorhanden.

Zugleich bieten agile BI-Lösungen deutlich mehr Möglichkeiten zur Datenanbindung aus dem Internet und aus Standardprogrammen sowie professionelle Funktionen zur sicheren und geschützten Verteilung der Berichte – eine bekannte Schwachstelle von Excel wird damit behoben. Auch können komplexe Berechnungen und größere Datenmengen einfacher genutzt werden, womit agile BI-Lösungen eine ideale Brücke zwischen Individualsoftware und großen datenverarbeitenden Systemen schlagen.

Entscheidend hier ist, dass damit dynamische Projekte ermöglicht werden, die bei einer einfach aufbereiteten Liste beginnen und bei einem mehrstufigen Szenario-basierten automatischen Forecast enden können. Dabei wirken sich kleinere Verbesserungen sofort erkennbar auf den Produktivbetrieb aus und der Mehrwert wird mit jedem Schritt sichtbar. Der Wandel zu einer datengetriebenen Organisation erfolgt zudem schrittweise und kontinuierlich statt unkontrolliert oder praxisfern von oben verordnet.

Scopevisio stellt als integrierte Unternehmenssoftware nicht nur viele Datenquellen bereit, sondern unterstützt Sie auch schrittweise, wenn Sie mit agilen BI-Werkzeugen den Weg in Richtung einer datengetriebenen Organisation starten. Neben persönlicher und projektbegleitender Beratung bieten wir Ihnen hierzu in unserer Scopeunity-Akademie unterschiedliche Kurspakete an, mit denen Sie schnell zu ersten Erfolgen kommen – denn jede Reise beginnt mit einem Schritt!

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